Privacy Statement

R&T GROUP PRIVACY STATEMENT

Bijlage intern register verwerkingsactiviteiten R&T GROUP

Publicatiedatum: 8 september 2021

 

DE BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS DOOR DE R&T GROUP

  • R&T Group Privacy Statement
  • R&T Group Cookie Policy
  • R&T Group Privacy Policy Sollicitanten
  • R&T Group Privacy Policy Medewerkers
  • R&T Group Policy m.b.t. het behandelen van vertrouwelijke informatie van derden door medewerkers van de R&T Group

Op 25 mei 2018 trad de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG) in werking.

De R&T Group is erg begaan met de bescherming van jouw persoonsgegevens. Daarom verbinden wij ons ertoe jouw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorg te verwerken en te beschermen, met respect voor deze regelgeving. Met deze verklaring willen we jou zo volledig mogelijk informeren over de verwerkingen die wij uitvoeren. We lichten dan ook toe hoe wij, als verwerkingsverantwoordelijke, jouw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en bewaren.  

De R&T Group kan deze verklaring aanpassen of bijwerken naar aanleiding van wijzigingen in onze praktijken m.b.t. de verwerking van jouw persoonsgegevens of naar aanleiding van wijzigingen in de wetgeving. Wij plaatsen steeds de bijgewerkte versie, met publicatiedatum, op onze websites en wij nodigen jou uit om deze regelmatig na te lezen.

1. Wie zijn wij ?

De R&T Group is de overkoepelende merknaam voor de bedrijven Robrechts & Thienpont, SCOPE en Praetorian Engineering. Op het moment van de opmaak van deze verklaring is de R&T Group nog geen volwaardige overkoepelende vennootschap. Wel gebeuren alle processen m.b.t. de verwerkingen van jouw persoonsgegevens reeds op groepsniveau. Om die reden is deze verklaring opgesteld vanuit de R&T Group. In de praktijk onderscheiden we binnen de R&T Group echter 4 separate verwerkingsverantwoordelijken:

De R&T Group is samengesteld uit 3 KMO’s en 1 MKB en telt minder dan 250 werknemers. Om deze reden heeft de R&T Group geen data protection officer (DPO) aangewezen. Wel heeft de R&T Group een intern referentiepersoon inzake gegevensbescherming.

Je kan onze interne referentiepersoon contacteren via de volgende gegevens:

2. Welke is de draagwijdte van deze verklaring?

 Deze verklaring is van toepassing op alle natuurlijke personen die in contact komen met de R&T Group (bijvoorbeeld in het kader van de uitvoering van een project, opdracht of dienstverlening) of die onze websites bezoeken.

Vooraleer we toelichten hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken, verduidelijken we graag de volgende begrippen:

  • Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, … .
  • Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
  • Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, … .
  • Cookies: onze websites maken gebruik van cookies. Dit zijn kleine deeltjes informatie en tekstbestanden die door een browser op jouw computer worden opgeslagen. Cookies laten ons toe om bepaalde informatie over de bezoekers van onze websites te registreren. Ze helpen om onze websites beter af te stemmen op jouw noden. Meer informatie over cookies kan je terugvinden in onze Cookie Policy.
  • Doeleinde: een door de werkgever of wetgever bepaald doel in het kader waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt.
  • Ontvanger: diegene die kennis krijgt van de persoonsgegevens.
  • Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/ dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
  • Derde: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan maar NIET de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke, de verwerker, of de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken.

3. Hoe verkrijgen wij jouw persoonsgegevens?

 Afhankelijk van de concrete aard van onze band met jou, kunnen er verschillende soorten interacties tussen jou en de R&T Group mogelijk zijn. Tijdens deze interacties verzamelen en verwerken wij bepaalde persoonsgegevens. Wij verwerken deze persoonsgegevens enkel nadat jij deze zelf aan ons hebt doorgegeven.

Wij verzamelen bepaalde persoonsgegevens wanneer je de websites van de ondernemingen van de R&T Group bezoekt. Concreet gaat het om de volgende situaties:

Daarnaast verzamelen wij bepaalde persoonsgegevens wanneer

  • Je contact met ons opneemt door middel van de verschillende kanalen die wij hiervoor ter beschikking stellen, bijvoorbeeld voor de uitvoering van een project of opdracht of de levering van een dienst;
  • Je deelneemt aan evenementen die we organiseren.

  

4. Voor welke doeleinden verwerken wij jouw persoonsgegevens?

 Wij verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens voor 1 of meer van de volgende doeleinden.

  • Leveranciersbeheer: de leveranciersadministratie, incl. beheer van opgegeven bestellingen, de betaling van leveranciers, prospectie van nieuwe leveranciers, evaluatie van de samenwerking met bestaande leveranciers.
  • Klantenbeheer: de administratie van het cliënteel van het bedrijf, het beheer van de bestellingen, de facturatie van onze dienstverlening alsook de prospectie van potentiële nieuwe klanten en de opmaak van offertes voor potentiële nieuwe klanten.
  • Projectbeheer: de concrete uitvoering van de dienstverleningsovereenkomsten gesloten tussen het bedrijf en de klanten van het bedrijf alsook de administratie verbonden met de uitvoering van deze overeenkomsten.
  • Public relations en contactenbeheer: het beheren van de contacten van het bedrijf die relevant zijn voor het creëren van ‘goodwill’ voor onze organisatie (networking).
  • Direct marketing: de communicatie vanuit het bedrijf en geadresseerd aan één of meer natuurlijke personen in een professionele context, en die gericht is op de promotie en verkoop van de diensten en producten (inclusief opleidingen en seminaries) van het bedrijf.

Wij gaan niet over tot geautomatiseerde besluitvorming of profilering op basis van de persoonsgegevens die wij verzamelen.

Tot slot verwerken wij ook je persoonsgegevens indien je een verzoek indient tot uitoefening van jouw rechten (zie ook punt 11).

 

5. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

 Afhankelijk van het specifieke doeleinde (zie hierboven) kunnen wij binnen het kader van onze interactie volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Identificatiegegevens zoals (maar niet beperkt tot) naam, voornaam, gebruiksnaam en wachtwoord.
  • Contactgegevens zoals (maar niet beperkt tot) persoonlijk telefoonnummer, persoonlijk emailadres, professioneel telefoonnummer, professioneel emailadres, adres website, bedrijfsnaam, bedrijfsadres, bezoekadres.
  • Professionele gegevens zoals (maar niet beperkt tot) BTW nummer, tarieven, functietitel, IBAN + BIC nummer.
  • Projectmatige gegevens zoals (maar niet beperkt tot) beschrijving van de opdracht.
  • Administratieve gegevens zoals (maar niet beperkt tot) achtergrondinformatie betreffende het bedrijf.

6. Welke is de juridische grondslag om deze persoonsgegevens te verwerken? 

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

  • Contractuele verplichting, wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een contractuele relatie waarin jij partij bent.
  • Wettelijke verplichting, wanneer de verwerking noodzakelijk is opdat wij kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.
  • Jouw uitdrukkelijke, specifieke en geïnformeerde toestemming.
  • Gerechtvaardigd belang, wanneer wij inschatten dat de verwerking van jouw persoonsgegevens nodig is om te kunnen functioneren als bedrijf.

7. Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Wij geven jouw persoonsgegevens niet voor commercieel gebruik door aan derden.

Wij geven jouw persoonsgegevens wel door aan derden

  • wanneer wij daartoe verplicht zijn in het kader van een regelgeving of
  • wanneer wij daartoe verzocht worden door een wetgevende of gerechtelijke instantie.

Op onze websites kan je ook linken aantreffen naar de websites van derden. Hoewel wij deze websites en derden met zorg hebben geselecteerd, dragen wij geen verantwoordelijkheid voor de manier waarop deze derden omgaan met jouw persoonsgegevens. We raden je dan ook aan om steeds de privacy verklaring van deze instanties aandachtig door te nemen.

Tevens delen wij jouw persoonsgegevens met verwerkers. Dat zijn gespecialiseerde partijen op wie wij een beroep doen voor bepaalde diensten om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren. Deze partijen zijn contractueel aan ons gebonden en moeten onze instructies m.b.t. de bescherming van jouw persoonsgegevens opvolgen. In dat geval zorgen wij er ook voor dat de verwerker enkel die gegevens ontvangt die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht en dat de verwerker er zich toe verbindt om de persoonsgegevens veilig en vertrouwelijk te behandelen en enkel te gebruiken binnen het kader van de uitvoering van hun taken.

Zonder exhaustief te zijn, ontvangen instanties zoals onze dienstverleners op het vlak van informatica enzovoort bepaalde van jouw persoonsgegevens.

  

8. Waar verwerken en bewaren wij jouw persoonsgegevens?

 Jouw persoonsgegevens worden door ons verwerkt en bewaard in België en in Nederland of in een ander land waar onze dienstenverstrekkers over faciliteiten beschikken. Daarbij is het onze duidelijke intentie om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens enkel bewaard en verwerkt worden binnen de Europese Unie.

 

9. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

 Indien de wet voorziet in een bewaringstermijn, bewaren wij jouw persoonsgegevens gedurende deze wettelijk bepaalde termijn.

Indien de wet geen specifieke termijn voorziet, bepalen wij deze termijn zelf, op basis van het doel waarvoor jouw persoonsgegevens werden verzameld. Daarbij houden we rekening met de termijn die nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om geschillen te beslechten of om onze overeenkomsten af te dwingen. Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan nodig is om het doeleinde te bereiken waarvoor de gegevens werden verzameld.

Wanneer wij gebruik maken van jouw toestemming om jouw persoonsgegevens te verzamelen en verwerken, gebruiken we deze gegevens alleen totdat je je toestemming intrekt.

 

 10. Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

 Wij beschouwen jouw persoonsgegevens als strikt vertrouwelijk en wij voorzien dan ook passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige of onwettige toegang of enige andere ongeoorloofde verwerking van jouw persoonsgegevens.

Wij hebben verschillende technische middelen ingesteld om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verwerking, wijziging of vernietiging door derden. Bovendien krijgen intern de R&T Group enkel de personen die jouw gegevens nodig hebben om hun taken uit te voeren toegang tot jouw persoonsgegevens.

11. Welke rechten kan je uitoefenen en tot wie kan jij hiervoor je wenden?

 Recht van inzage: Je hebt recht van inzage in de gegevens die op jou betrekking hebben. Zo kan je ons vragen of wij jouw persoonsgegevens al dan niet verwerken, met welke doeleinden, hoe lang ze worden bewaard, … Wanneer jij beslist om dit recht uit te voeren, zullen wij jou vragen om ons een bewijs van jouw identiteit te bezorgen, om te vermijden dat wij jouw gegevens ongeoorloofd bekendmaken.

  • Recht op verbetering: Als je merkt dat, ondanks al onze inspanningen, je gegevens onjuist of onvolledig zijn, dan kun je ons vragen om ze te verbeteren.
  • Recht op verwijdering: De wetgeving staat toe dat je je persoonsgegevens laat wissen in zeer specifieke gevallen. Je hebt het recht om je gegevens te laten verwijderen wanneer:
    • De persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld.
    • De verwerking van je persoonsgegevens enkel gebeurt op basis van jouw toestemming en jij beslist om je toestemming in te trekken.
    • Jij bezwaar gemaakt hebt tegen de verwerking en wij geen dwingende en gerechtvaardigde gronden hebben die zwaarder doorwegen dan jouw bezwaar tegen de verwerking.

Jouw recht op verwijdering is echter niet onbeperkt. Wij hebben toch het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens verder te zetten als nodig is om onze wettelijke verplichtingen na te komen of om rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen.

  • Recht op beperking van de verwerking: in bepaalde gevallen kun je ons vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken. In dat geval engageren wij ons ertoe om de verwerkingen van jouw persoonsgegevens die wij zelf doen te beperken. Dit is het geval wanneer:
    • Jij de juistheid van jouw gegevens betwist en gedurende de tijd dat wij nodig hebben om dit na te gaan;
    • Jij je persoonsgegevens nodig hebt voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering terwijl de gegevens niet meer nodig zijn voor het doeleinde van de verwerking.

We kunnen hierbij echter niet de verantwoordelijkheid opnemen voor de beperking van de verwerkingen van jouw persoonsgegevens door andere verantwoordelijken.

  • Recht op overdraagbaarheid: in bepaalde gevallen heb je het recht om jouw persoonsgegevens aan jezelf te laten overdragen of aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (als dit technisch mogelijk is). Je kan dit recht uitoefenen wanneer wij jouw gegevens verwerken op basis van jouw toestemming of wanneer de verwerking nodig is voor de uitvoering van een contract.
  • Recht van bezwaar: wanneer wij je persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang van ons, heb jij het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking, om redenen die te maken hebben met jouw bijzondere situatie.
  • Recht om je toestemming in te trekken: wanneer wij je persoonsgegevens verwerken op basis van jouw toestemming, heb je ten allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. De intrekking van je toestemming tast de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking niet aan.

Indien wij andere persoonsgegevens zouden verzamelen en verwerken dan opgenomen in deze verklaring, dan zullen wij jou voorafgaand informeren over welke gegevens het gaat, met welk doel de verzameling / verwerking gebeurt en aan wie de gegevens zullen worden verstrekt. In dat geval heb je dezelfde rechten als hierboven uiteengezet.

Indien je een vraag of klacht hebt m.b.t. de verwerking van jouw persoonsgegevens of indien je één van de bovenstaande rechten wil uitoefenen, kan je contact opnemen met onze interne referentiepersoon inzake gegevensbescherming:

  • Per postadres:

Steenweg op Oosthoven 120 bus 1, 2300 Turnhout, België.

Postbus 182 – 1230 Loosdrecht – Nederland

Deze rechten zijn gratis en je kan deze rechten ten allen tijde uitoefenen. Wij verbinden ons ertoe om binnen 1 maand op jouw verzoek te reageren.

Als je vindt dat de verwerking van jouw persoonsgegevens een inbreuk vormt op de AVG, kan je ook een klacht indienen bij de bevoegde autoriteiten, via de volgende gegevens:

België:                                                               Nederland:

Gegevensbeschermingsautoriteit              Autoriteit persoonsgegevens

Drukpersstraat 35                                           Bezuidenhoutseweg 30

1000 Brussel                                                    2594 AV DEN HAAG

België                                                                Nederland

+32 2 274 48 00                                                +31 70 88 88 500

contact@apd-gba.be                                     https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl